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A U S G A B E 0 3 | M Ä R Z / A P R I L 2 0 2 5 BÜRORING Strategietag in Hofheim Am BÜRORING soll keiner mehr vorbeikommen www.bueroring.de
EDITORIAL Der Zauber der guten Nachrichten Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Mitglieder, der neue BÜRORING ist gleichermaßen verbindlich wie auch unkonventionell. Und das muss kein Wider- spruch sein, wie es die seriösen Aussagen und die gelöste gute Stimmung auf dem 2. Strategietag in Hofheim zeigten. Dieser war ein noch größerer Erfolg als die erste Ausgabe. Wir freuen uns sehr über Ihr deutlich steigendes Interesse und Mitwirken am neuen BÜRORING, und so können wir jetzt schon ein erfolgreiches Zwischenfazit ziehen. Nicht nur für die neue Info- und Dialogreihe, sondern auch für das gesamte Geschehen. Die Tagung dokumentierte, was sich derzeit auch im Tagesgeschäft deutlich zeigt: Der BÜRORING hält auf allen Ebenen und in allen Bereichen zusammen. Wir sind ein eingeschworenes Team, das diese großartige Verbundgruppe mit ihren engagierten Menschen wie- der nach vorne bringt. Gemeinsam leisten wir eine unheimlich starke Performance, die uns allen einiges abverlangt, aber auch von großer Motivation, Schaf- fensfreude und Zielstrebigkeit geprägt ist. Wir sind nun nach Analyse, Strukturplanung und erster Neu- organisation mittendrin im tatsächlichen Umbau. Auf dieser zweiten Stufe schreiten die vollständige Digita- lisierung der Administration, optimierte Prozesse und klare, effiziente Services voran. Diese zweite Phase soll in praktikabler Rekordzeit mit viel Ehrgeiz und Tatkraft bis zum Jahresende geschafft sein. Intern sind hierfür bis ins letzte Detail feste Termine gesetzt, die fortlaufend besprochen und feinjustiert werden. Es führt kein Weg daran vorbei, dass dies mit Hilfe der Produktivitätsplattform Microsoft 365 und KI-Un- terstützung läuft. Daran sollten wir uns alle aufgrund der großen, spürbaren Vorteile und der definitiven Zukunftstechnologie gewöhnen. Damit eröffnen sich für alle Beteiligten neue Möglichkeiten, wie unsere handfesten Strategietag-Beispiele aus Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb darlegen. So profi- tieren unsere angeschlossenen Fachhandelsbetriebe von BÜRORING und Büro Forum zukünftig von der Plattform „BR complete“. Hier können Sie vorberei- tete Marketingunterlagen individuell anpassen und herunterladen. Außerdem werden die Sortimente zeitgemäß er- weitert, etwa um die neuen Schwerpunkte Arbeits- schutz, Catering und Lagerausstattung. Ebenso wird der Riesenmarkt für Schulen und Schüler*innen mit argumentativem Storytelling und echter Rundum- Bedarfsorientiertheit bedient. Gute Nachrichten gibt es noch in weiteren Punkten: Zum 1. April betragen die Logistikzuschläge pau- schal nur noch 5,75 Euro. Damit sind die bisherigen Mindermengenzuschläge passé. Darüber hinaus motiviert eine Wachstumsprämie jedes Mitglieds- unternehmen zu höheren Umsätzen. 2025 gewährt der BÜRORING eine Sondervergütung auf gesteiger- te Umsätze gegenüber dem Vorjahr. Die Stimmung steigt also nicht nur wegen des begonnenen Früh- lings, sondern vor allem wegen der positiven Zwi- schenergebnisse und Mitteilungen aus dem Hause BÜRORING. Freuen Sie sich schon jetzt auf das nächs- te Großevent, das PBS Forum Ende Juni in Leverkusen! Und notieren Sie sich bitte schon mal den Termin für den nächsten Strategietag, der am 9. Oktober erneut in Hofheim stattfindet. Genießen Sie die Osterzeit. Und denken Sie auch in anderer Sache daran: Jedem Wunder und jedem An- fang wohnt ein Zauber inne. Mit besten Grüßen Ihre BÜRORING eG Frank Eismann Vorstand (Vorsitzender) Kai-Uwe Heuer Björn Unfug Vorstand Vorstand Viele weitere und wichtige Informationen erhalten Sie auf unserer Generalversammlung. Denken Sie daran sich anzumelden.
04-05 | BÜRORING Strategietag 06-07 | Zwischenbilanz in Hofheim 08-12 | Neue Ideen & Konzepte INHALT 02 Editorial 04-05 BÜRORING Strategietag „Die zweite Stufe – wir geben alles!“ 06-07 Zwischenbilanz in Hofheim Am BÜRORING soll keiner mehr vorbeikommen 08-10 Neue Vertriebskonzepte „Wir merken, wir sind auf dem richtigen Weg“ 11-12 Neue Wege im Einkauf „So funktioniert aus meiner Sicht der BÜRORING“ 14-17 Die Marschrichtung stimmt Positive Mitgliederresonanz in und nach Hofheim 18-19 Spürbare Effizienzsteigerung Nexcom IT-Services baut den neuen digitalen BÜRORING 20-21 Der KI-Erklärer Warum Jan Peter Ditgen die Nutzung von KI empfiehlt 22-24 Mitgliedsporträt RBI Rittershofer „Der BÜRORING ist viel besser als nachgesagt!“ Impressum Herausgeber: BÜRORING eG Siemensstraße 7 D-42781 Haan Telefon: 02129 / 5571100 Verantwortlich: Frank Eismann Redaktion/Layout: Dirk Rehberg, Arnd Westerdorf, Thorsten Bergmann Fotos Strategietag: Wolfgang Walter Anzeigenannahme: benekom, Dirk Rehberg Tel.: 0171 / 4156033 E-Mail: dirk.rehberg@benekom.de Advertorials sind Textanzeigen, für deren Inhalt ausschließlich die Unternehmen verantwortlich sind, die sie geschaltet haben. Geäußerte Meinungen und Empfehlungen müssen nicht mit den Ansichten der BÜRORING eG übereinstimmen. B Ü R O R I N G N E W S | 3
„Die zweite Stufe – Wir geben alles!“ Der 2. Strategietag in Hofheim bewies einmal mehr, dass sich der BÜRORING rasant verändert – und vor allem: verbessert. Der 2. BÜRORING Strategietag war erneut ein Rie- senerfolg. Rund 110 Teilnehmer kamen zum gro- ßen Treffen nach Hofheim, was noch einmal eine Steigerung zur gut besuchten Vorveranstaltung im Herbst bedeutete. Viele Mitglieder erschienen noch kurzfristig, um die spannenden Neuigkeiten und Vorträge zu hören und sich mit ihren Fragen und Beiträgen mit einzubringen. Manche der BÜRORING Mitglieder, die schon bei der Premiere im Herbst 2024 dabei waren, fanden das erneute Treffen sogar ein Stück weit besser als den vorherigen Strategietag. Das lag auch an den Vorträgen, strategischen Aussagen und den knacki- gen Diskussionen. Hervorragende Resonanz Auch dieses Mal klang das Programm mit stehen- den Ovationen und dem emotionalen Bekenntnis eines BÜRORING Mitglieds aus. Bereits zu Beginn des Vortragsprogramms sprach KI-Referent Jens Peter Ditgen als externer Aktivposten von einer spürbar „guten Stimmung“. Diesen Eindruck hatten auch weitere Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus BÜRORING Kreisen (siehe auch die Mitgliederstim- men ab Seite 15). Zunächst begrüßte der BÜRORING Aufsichtsrats- vorsitzende Thomas Grzanna die Anwesenden und skizzierte sodann die personelle und organisatori- 4 | B Ü R O R I N G N E W S
Ehe Thomas Grzanna auf Eismann überleitete, konstatierte er aus Sicht von Aufsichtsrat und Vor- stand „eine äußerst positive Entwicklung des neuen BÜRORING. Eine Basis für die Stärkung unserer Mit- glieder ist mehr als nur gegeben. Wir geben alles, nur nicht auf!“ sche Entwicklung „zum Umbau des neuen BÜRO- RING, Ihrer Genossenschaft, Eurer Genossenschaft.“ „Gigantische Aufgabe!“ Im Namen des ganzen Aufsichtsrates sprach er die „identifizierten Schwachstellen innerhalb der Orga- nisation“ an. Die Kostenstellen und Arbeitsweisen seien nun neu aufgestellt worden, sagte Grzanna, um dann gleich zu einer weiteren „erfreulichen Entwicklung“ zu kommen: „Die integrative Part- nerschaft mit winwin und LKS zur Technikgruppe Deutschland, einem der leistungsfähigsten Anbieter im Bereich Bürotechnik und IT.“ Des Weiteren unterstrich Thomas Grzanna: „So viel wurde in so kurzer Zeit noch nie im BÜRORING in den vergangenen Jahren umgesetzt. Das ist für alle Beteiligten im gesamten Führungskreis eine giganti- sche Aufgabe!“ „Wer bremst, verliert!“ Dabei seien auch Entscheidungen getroffen wor- den, die nicht einfach gewesen seien und auch nicht jedem gefielen. Man müsse aber konsequent und mit hohem Tempo voranschreiten, denn auch der Markt und die wirtschaftliche Lage in Deutschland sorgen für ein Zeitdiktat, so Grzanna. Diese Dring- lichkeit hat auch das Motto des 2. BÜRORING Stra- tegietags geprägt, das Grzanna an dieser Stelle noch einmal anführte: „Wer bremst, verliert!“ Auch der BÜRORING Vorstandsvorsitzende Frank Eismann betonte das Motto und das Tempo-Machen in seinen folgenden Ausführungen (siehe Seite 6). B Ü R O R I N G N E W S | 5
Am BÜRORING soll keiner mehr vorbeikommen Vorstandschef Frank Eismann präsentierte in Hofheim eine weitere Zwischenbilanz auf dem Weg zum neuen BÜRORING „Das berührt mich sehr!“ Der BÜRORING Vorstands- vorsitzende Frank Eismann zeigte sich zu Beginn seiner Ausführungen äußerst angetan von der ho- hen Teilnehmerzahl des zweiten Strategietags in Hofheim. Dies sei eine große Motivation nach über einem Jahr andauernder Tätigkeit für den BÜRO- RING, so Eismann. Dabei stellte er das Selbstver- ständnis der BÜRORING Zentrale als zusammen- geschweißtes Team heraus, was ihm nicht nur der Sache wegen, sondern auch persönlich wichtig sei: „Wir müssen auch die Menschen mitnehmen, die Organisation mitnehmen, das Produktumfeld mit- nehmen.“ Menschlicher Faktor Es menschelte auch, als Eismann das BÜRORING Team als Kern des Unternehmens hervorhob, und ihm seine tiefe Wertschätzung aussprach. Ausdrück- lich nannte der 62-Jährige dabei die Mitarbeitenden in der Logistik um Bereichsleiter Imed Zarrougui. Deren Dynamik und Einsatz beeindrucke ihn jedes Mal, wenn er das BÜRORING Zentrallager besuche (siehe auch Logistik-Schwerpunkt BÜRORING NEWS 02/2025). Zudem hob Eismann hervor, was derzeit das engagierte Programmierer-Team um IT- & EDV- Bereichsleiter Kai Ricken leiste. 6 | B Ü R O R I N G N E W S
„Stehen in Eurer Verpflichtung“ Dabei betonte der Vorstandsvorsitzende, dass er sich nur mit Themen befasse – wie eben dem BÜRO- RING Engagement – hinter denen er voll stehe: „Ich trage nun mal das Mittelstandsgen in mir!“ Er wolle mit dem Strategietag die Mitglieder noch mehr ins Boot nehmen, um ihre Meinungen und Hinweise zu hören und über den neuen BÜRORING aufzuklären. Zuvor habe es große Defizite im Geschäftsbetrieb gegeben, und nun müsse man mit mannigfaltigen Korrekturen die Vergangenheit aufarbeiten. Und das mit viel Tempo: „Weil wir in einer Verpflichtung ste- hen, in Eurer!“ Nun werde auch die Digitalisierung mit aller Kraft angegangen und komplett auf Microsoft 365 und KI-Unterstützung umgestellt (siehe Bericht auf Seite 18). Dieser Prozess spart laut Eismann 20 Prozent der Arbeitszeit in der Gesamtorganisation ein und soll möglichst schon im November abgeschlossen sein. Die frei gesetzte Effizienz und Manpower könne dann an anderen Stellen für veränderte Aufgaben in allen Bereichen genutzt werden. Mit dem Ziel, „uns noch weiter als Dienstleistungs- und Vertriebsunter- nehmen nach vorne zu bringen.“ Zäsur kommt Mitgliedern zugute Mit dieser Zäsur, mit automatisierten Prozessen, optimierter Effektivität und deutlichen Standards schaffe man auch mehr Offenheit und Transparenz, die letztlich den Mitgliedern zugute komme: „Wir wollen jedem einzelnen Mitgliedsunternehmen alle Möglichkeiten bieten, um sein Business erfolgreich weiterzuentwickeln.“ Als wirksame Instrumente erwähnte Frank Eismann Maßnahmen wie zusätzliche bzw. neu gedachte Sor- timentsbereiche wie Hygiene oder Schulbedarf, das Bereitstellen eines Neukunden-Akquise-Centers im Auftrag regionaler Händler und eigene BÜRORING Schulungs- und Finanzierungsangebote via winwin Office. Zugleich sollen die Kundenbedürfnisse im Umfeld jedes Produktbereiches – wie etwa dem Mö- belmarkt oder dem „Riesenmarkt Schule“ – von allen Seiten intensiv beleuchtet und konzeptionell bedient werden. Großes Vertrauen und starke Präsenz „Wir suchen die Herausforderung, wir wollen liefern und möchten dann gerne wissen, wo und warum überhaupt noch woanders Produkte gekauft wer- den“, sagte Eismann zielstrebig und ergänzte: „Ich habe großes Vertrauen in diesen Weg und in alle Be- teiligten. Was normalerweise mehrere Jahre braucht, schaffen wir innerhalb kurzer Zeit. Und während wir hier den Strategietag abhalten, geht es in Haan syn- chron weiter. Wir werden präsent sein – und wie!“ B Ü R O R I N G N E W S | 7
„Wir merken, wir sind auf dem richtigen Weg“ Julian Lenz stellte in Hofheim zusammen mit Kollege Ulrich Paulus ein Feuerwerk an Ideen, Ankündigungen und bereits fertigen Konzepten vor „Ich bin die ersten Jahre mit meinem kleinen Köffer- chen Klinken putzen gegangen und habe mir eine blutige Nase geholt. Ich habe wirklich gelernt, wie Vertrieb funktioniert“, schilderte der neue BÜRO- RING Vorstandsassistent für Vertrieb und Marketing, Julian Lenz, bei seiner persönlichen Vorstellung auf dem 2. BÜRORING Strategietag in Hofheim die ers- ten Schritte seiner nunmehr 18 Jahre währenden Tä- tigkeit im PBS-Business (siehe Porträt in den BÜRO- RING NEWS 02/2025). Gerade erlebe er eine große Aufbruchstimmung und Dynamik bei seiner Arbeit in Haan wie auch bei den Mitgliederbesuchen. „Wir bekommen das unmittel- bar gespiegelt. Wir merken, da verändert sich was, und wir sind auf dem richtigen Weg“, betonte Lenz. Dies gilt auch und besonders für das erfolgreiche Zusammenspiel mit Vorstandsassistent Einkauf und Prokurist Ulrich Paulus, mit dem sich Lenz in Hof- heim in einem kurzweiligen Vortrag abwechselte. 8 | B Ü R O R I N G N E W S Pauschale Versandkosten und Umsatzprämie So konnte Lenz den Mitgliedern mehrere motivie- rende Entscheidungen verkünden: Ab April wer- den die Lieferkosten vereinfacht; zukünftig wird es weder Mindermangenzuschläge noch separat be- rechnete Palettenkosten geben. Diese ersetzt eine Auftragspauschale von, wie bisher, 5,75 Euro pro Auftrag. Zudem lobt der BÜRORING 2025 erstmals eine Sondervergütung auf Steigerungsumsätze aus, die gegenüber dem Kalenderjahr 2024 erzielt wur- den. Lenz erklärte dies mit den Wachstumszielen: „Wir wollen wachsen, wir müssen wachsen – und das gemeinsam!“ Marketing-Portal „brComplete“ Eine Basis hierfür legt die zukünftige Online-Platt- form „brComplete“. Diese ermöglicht es den BÜRO- RING und Büro Forum Mitgliedern, virtuell bereit
gestellte Marketingunterlagen an ihre Unternehmen anzupassen und herunterzuladen. Sie können somit die Newsletter oder Flyer um eigene Logos, Slogans, Begleittexte und sonstige Informationen ergänzen. „Sie können aber auch unsere VK-Vorschläge nach ihren Wünschen abändern“, betonte Lenz. Und wer seine Printversionen nicht selbst (aus-) drucken wol- le, könne das individuelle Material per Print-on-De- mand ordern, so Lenz. Im Kontext der verstärkten Aktionsaktivitäten ver- sprach der BÜRORING Manager ein „koordinierteres Veröffentlichen“ und eine „klarere Darstellung“ im Onlineshop. Zuvor hatten getrennte Informationen für Händler und Endkunden für Irritationen gesorgt. Solche Prozesse seien schneller und erfolgreicher zu gestalten, merkte Lenz an. „Endkunden immer im Blick“ Lenz, der für die neuen Marketing- und Vertriebs- maßnahmen verantwortlich zeichnet, will die Mar- ketingaktionen nicht nur auf die Fachhändler zu- schneiden, sondern auch „Endkunden-kompatibel sein“: „Wir müssen immer die Endkunden im Blick haben und bestmöglich erreichen.“ Mit seinem ak- tiven Marketing legt er Wert auf mindestens „einen Kontakt in jeder Woche“. Die Quantität und Qualität wöchentlicher Newsletter und Aktionsflyer runden weiterhin die Marketingmedien zu Bestsellern, Ord- nern, Kalendern, Nachhaltigkeits- oder Eigenmar- ken-Produkten ab. Briefmarken, Topseller und Specials Diese Konzepte werden stetig erweitert wie auch die Themenwelten, Sortimente und Angebotskategorien (siehe auch Vortrag Ulrich Paulus auf Seite 11). So er- wähnte Lenz unter anderem Catering, Hygiene und Reinigung. Aus dem neuen Produktportfolio sticht übrigens ein bekanntes, aber dennoch ungewöhn- liches „Produkt“ und laut Lenz „starkes Kundenbin- dungs-Instrument“ heraus: Briefmarken. Demnach steht auch für jede Kategorie ein „Stan- dard-“ oder ein „Start-Flyer“ mit den entsprechenden Topsellern zur Verfügung. Damit können die Mitglie- der auf neue, etablierte oder zusätzliche Sortimente und Kompetenzen aufmerksam machen. Ergänzend gibt es auch eine neue Aktion, die der 30-Top-Artikel über das ganze BÜRORING Sortiment, als attraktives Medium zur Neukundenakquise oder Kundeanreak- tivierung, sowie weitere Specials. Schon fertig und auch erfolgreich Seine Aussagen zu den einzelnen Projekten garnier- te Lenz, der erst seit drei Monaten an Bord ist und eng mit Thomas Fröber, Bereichsleiter Marketing und Vertrieb zusammenarbeitet, öfters mit dem Hin- weis „Auch das ist schon fertig“, sprich: erledigt. So auch die Pets-Rabattaktion mit dem griffigen Slo- gan und pfiffig verdrehten Bezug auf eine legendäre Baumarkt-Werbung: „10 Prozent für nix, außer Tier- nahrung“. Da hat man die Lacher und die Kunden schnell auf seiner Seite, und bei Haustieren oder Bü- rohunden auch einen guten, lockeren Einstieg in das Kundengespräch. Darüber hinaus gilt es für Julian Lenz „die richtigen Preispunkte zu treffen“. Als Paradebeispiel berichte- te er von „einem enormen Wachstum“ bei neutra- lem Kopierpapier, dessen Zentrallager-Absatz um B Ü R O R I N G N E W S | 9
Ausverkäufe oder Überbestände bestimmter Arti- kel voneinander abzugrenzen. Kalkulatorisch mache aber insgesamt nur eine „auskömmliche Handels- marge“ Sinn, denn der Verbund müsse mehr Geld verdienen, betonte der BÜRORING Manager. Die Verpreisungen und Preisvergleiche im Markt sollen im Rahmen der Digit-Maßnahmen künftig über ein Softwareprogramm laufen. Die „Familie“ soll sich einbringen Julian Lenz sprach noch weitere Ideen für besondere Services an und ermunterte die Mitglieder, sich ein- zubringen mit Vorschlägen für bestimmte Sortimen- te, Produkte oder etwa für einen karitativen Sup- port. Zudem forderte er die Mitglieder dazu auf, mit ihren Vertrieblern und wichtigen Kunden nach Haan zu kommen, sich unbedingt die Logistik anzuschau- en und die Menschen kennenzulernen: „Wir sind ein Team, eine große Familie!“ 133 Prozent im Januar-Vergleich 2025 zu 2024 hoch- geschossen sei – und das trotz allgemein rückläufi- ger Druckvolumina. Nichtdestotrotz arbeitet der BÜRORING laut Lenz weiter an der „Preislogik“, um zum Beispiel klarer 1 0 | B Ü R O R I N G N E W S
„So funktioniert aus meiner Sicht der BÜRORING“ Ulrich Paulus schilderte in Hofheim seine ersten BÜRORING Erfahrungen und erklärte sein Denken und Handeln sowie das Vorgehen des Einkaufsbereiches 365-Projekt. „Wir arbeiten an vielen Themen und Dingen, die Sie vielleicht im Augenblick noch gar nicht sehen. Das ist ein Riesenjob, dessen komplexe Details derzeit Kai-Uwe Heuer und Kai Ricken ver- antwortlich aufsetzen.“ „Einkauf“ ist Definitionssache Das sei eine zusätzliche Herausforderung auch für andere Mitarbeitende, da plötzlich Gewohntes zu- gunsten neuer Arbeitsmethoden wegfiele. Das sei erst einmal eine große Umstellung, räumte Paulus ein und lobte aber das Mitziehen aller Beschäftig- ten: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind begeistert und wollen dieses Unternehmen an der Stelle weiter nach vorne bringen.“ Er habe viel mit den Mitarbeitenden geredet, denn „qualifizierte und motivierte Mitarbeitende sind extrem wichtig. Ohne die geht nichts“, betonte der BÜRORING Einkaufs- prokurist. Neben der Lagebeurteilung kam auch noch hinzu, das der erfahrene Branchenmanager seine Bereichstätigkeit organisatorisch hinterfrag- te: „Was ist überhaupt ,Einkauf’?“ Laut Ulrich Paulus drehte sich die Diskussion um Begrifflichkeiten wie „operativer oder strategischer Einkauf“ sowie um die Disposition, also das innerbetriebliche Verteilen konkreter Aufgaben und Zuständigkeiten. Kleine, spezialisierte Teams Daraufhin analysierte Paulus mehrere Begriffe und Verantwortlichkeitsbereiche. Demnach kümmern sich um die einzelnen Bereiche jetzt klei- ne, spezialisierte Teams. Sie sollen sich ausschließlich mit bestimmten Themen Kai Ricken und Kai-Uwe Heuer B Ü R O R I N G N E W S | 1 1 Bevor Ulrich Paulus, Vorstandsassistent für den Be- reich Einkauf, von seinen „ersten 150 Tagen“ und den laufenden Projekten beim BÜRORING berich- tete, ließ er vom Vorstand für Einkauf und Logistik, Björn Unfug, grüßen, der wegen eines unaufschieb- baren Termins erst am Tagungsabend zum Treffen stoßen konnte. Paulus lobte Unfug als „extreme Be- reicherung“ für die Fachhandelskooperation. Hohe Profitabilität ist gefordert Paulus unterstrich in der Folge das dringliche Ziel des gesamten Teams: „Wir müssen dieses Unter- nehmen und den jeweiligen betreuten Bereich zu einem hochprofitablen Wirtschaftsunternehmen machen. Wir müssen Geld verdienen aus unserem operativen Geschäft!“ Der Einkaufsbevollmächtigte hat nach über 40 Jah- ren Branchenerfahrung schnell gemerkt, was wo bei der Verbundgruppe im Argen liegt. Nach seinen ers- ten Erfahrungen mit teilweise altmodischen Admi- nistrationsvorgängen drängt auch er auf die rasche Durchdigitalisierung der BÜRORING Prozesse. Nun tue sich schon sehr viel hinter den Kulissen, sagte Paulus den Mitgliedern mit Blick auf das Microsoft
und Prozessen auseinandersetzen und nicht noch andere Aufgaben ausführen, wie es bis dato in der Haaner Zentrale üblich war. Mit diesen klaren Auf- trägen werde etwa die Waren- und Lieferfähigkeit optimiert. Die Sachbearbeiter der Disposition sollen sich aktiv mit den Lieferanten absprechen und für eine hohe Verfügbarkeit der Waren im Zentrallager sorgen. Neu gebildet worden ist das Team für Ca- tegory-, also Warengruppen-Management, das das weite Feld der Sortimentspflege, neuer Produkte und der Artikel-Stammdaten betreut. Das Team soll ab April von einer neuen, erfahrenen Mitarbeiterin geleitet werden. Komplexes Category Management Dem Category Management Team stellen sich viele Fragen, wie Paulus schilderte: „Ist es überhaupt das richtige Produkt, das wir für den BÜRORING aus- gewählt haben? Wie gestaltet sich die Zusammen- arbeit mit dem Lieferanten? Wie kriegen wir das Produkt über die Distribution in den Markt, und wie vermarkten wir es konkret? Wie kann ich die Händ- ler mitnehmen, dass sie dieses Produkt auch be- werben oder empfehlen? Und welche Preisstellung nehmen wir vor?“ Was sich komplex anhört, wird zukünftig ebenfalls durch digitale Prozesse gesteuert und beschleunigt. Ulrich Paulus erklärte die automatisierten Prozesse mit dem immer schnelleren Vermarkten und dem Vertrieb vieler neuer Produkte und Sortimente. Zu- vor habe es in der Regel schon intensive Gespräche mit den Lieferanten und auch Grundsatzgespräche mit neuen Herstellerpartnern oder anderen In-Ver- kehr-Bringern gegeben, so Paulus: „Wir prüfen das Sortiment auf die Vermarktungsfähigkeit und das inkludiert auch reale Einkaufs- und Verkaufspreise. Da werden dann Rahmenkonditionen festgelegt, die auch den Abgabepreis an Sie, die Mitglieder, und an die Endkunden festlegen.“ In Sachen Papier und Eigenmarke Apropos Vermarktung: Paulus kündigte an, die Lie- feranten verstärkt in die Pflicht zu nehmen und 1 2 | B Ü R O R I N G N E W S die Verwendung ihrer Produkte noch besser und praxisnäher zu erklären. Diese Aussage deckt sich mit den Ausführungen seines Kollegen Julian Lenz, mehr argumentatives Storytelling zu betreiben und konkrete Szenarien aufzuzeigen. Dabei unterstrich Paulus, dass die BÜRORING Ei- genmarke weiterhin exklusiv den eigenen Mitglie- dern vorbehalten bleiben werde. Derweil wird der Einkauf der Kopierpapiere der Haaner Eigenmarken BÜRORING und OfficeStar zusammengelegt, um auch hier Synergien zu erzielen. Darüber hinaus be- kommt das BÜRORING Kopierpapier einen höheren Weißegrad von 161. Laut Paulus ist es eine hoch- wertige Option zu bekannten Markenpapieren: „Das Produkt wird sehr wettbewerbsfähig sein und eine bessere Qualität zu sehr attraktiven Preisen bieten.“ Gemeinsames Interesse an Durchgängigkeit In konzertierter Absprache mit Vertrieb & Marketing und der IT-Abteilung will Paulus die Durchgängigkeit der Produkte von Lieferantenpartnern auch per App und über Push-Nachrichten ermitteln lassen. Die entsprechenden Informationen seien gleicherma- ßen im Interesse des BÜRORING und des jeweiligen Markenanbieters. Dank für Resonanz und Order der Mitglieder Die neue Agilität des BÜRORING in allen Bereichen brachte Paulus in einem metaphorischen Vergleich auf den Punkt: „Wir müssen aus dem Tanker ein Schnellboot machen!“ Zugleich machte auch der Einkaufsmanager nochmals deutlich, wie wichtig die klare Informationspolitik und Kommunikation des neuen BÜRORING ist. Dabei tat Paulus auch sei- ne Freude über jedwede Resonanz der Mitglieder kund: „Viele haben mich im Vertrauen auf meine Person und langjährige Branchenerfahrung gebe- ten, die Dinge im Einkaufsbereich in Ordnung zu bringen. Den Dank gebe ich an Sie zurück, für Ihr Feedback und für Ihre Order, das finde ich gut. So funktioniert aus meiner Sicht der BÜRORING. Und dafür nochmal vielen Dank!“
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Die Marschrichtung stimmt In der abschließenden Diskussionsrunde in Hofheim und auch in den anschließenden Mitglieder-Interviews ist die Resonanz überaus positiv Am Nachmittag des Strategietags stellten die Mit- glieder ihre Fragen und äußerten sich zum Umbau des BÜRORING. Der BÜRORING Vorstandsvorsitzen- de Frank Eismann, der die Diskussionsrunde leitete, knüpfte zunächst an die aktuelle Umbauphase an: „Diese zweite Stufe wird bis spätestens am Jahres- ende komplett abgeschlossen sein. Das heißt, die Anforderung an alle Abteilungen und Mitarbeiter umfasst die komplette Digitalisierung. Genau diese Marschrichtung bei der BÜRORING Organisation hatten wir vor einem halben Jahr auf dem ersten Strategietag besprochen.“ Inspirationen, Tipps, Kritik Dabei forderte er auch die Mitglieder auf, Inspira- tionen und Tipps zu geben und an dem Prozess mitzuwirken: „Nur, wenn man miteinander spricht, kommt etwas dabei heraus. Und deswegen sollten wir weiter miteinander sprechen!“ In diesem Rah- men bat BÜRORING Mitglied Rolf vom Bruck, Inha- ber von Officio – das Bürodepot e.K. aus Bremen, um „rechtzeitiges Ankündigen“ bestimmter Aktio- nen. Er fühlte sich bei seiner Preisgestaltung in die Parade gefahren und hätte auch gerne die besse- ren Einkaufspreise durch Bestellung noch in der Ak- tionswoche mitgenommen. Händlerkollege Frederic Rockefeller, Geschäftsführer der Rockefeller Trading Nürnberg GmbH, gab ihm recht, und auch Frank Eis- mann konstatierte: „Das müssen wir ändern.“ Vorfreude und Dank für die Mühe Zum Abschluss des Dialogs mit weiteren internen Themen wollte BÜRORING Mitglied Florian Lindner, Inhaber von BTR-Office aus Wald-Michelbach (Oden- wald) „einfach nur mal ,Danke’ sagen.“ Der Dank gel- te dem Führungsteam, das sich für die Händler der- zeit extrem abmühe. Heute ginge er mit Vorfreude und nicht mehr mit gewissen Ängsten in die BÜRO- RING Veranstaltungen, so Lindner: „Der BÜRORING hat fast nur noch coole und positive Informationen. Wir entwickeln uns weiter als Händ- ler, als BÜRORING. Vielen Dank für Euren Einsatz. Macht bitte weiter so!“ Damit ging das of- fizielle Tagesprogramm er- neut unter großem Applaus und stehenden Ovationen zu Ende, bevor schließlich das Abendessen und muntere Gespräche an der Bar warteten. 1 4 | B Ü R O R I N G N E W S
Großes Hallo, neue Kontakte und Fakten Die BÜRORING NEWS haben auch im Nachgang zum 2. BÜRORING Strategietag wieder die Mitglieder zu Ihren Eindrücken befragt: „Der Informations- und Erfahrungsaustausch ist unschlagbar!“ (Thomas Harant, Geschäftsführer B. Harant GmbH in Speyer, mit Ehefrau Barbara Harant-Weimann) „Das war eine sehr gute Veranstaltung. Ich bin sehr zufrieden mit der jüngsten Entwicklung des BÜRO- RING – das Engagement der neuen Verantwortlichen Paulus, Unfug und Lenz macht sich schon nach kurzer Zeit positiv bemerkbar. Die Herren kenne ich schon lange aus meiner Adveo-Zeit und kann ehrlich und offen mit ihnen sprechen und debattieren. Ich habe großes Vertrauen in diese geballte Kompetenz. Ein Ul- rich Paulus ist absolut fachhandelsorientiert. Da weiß ich, wenn ich noch einen besseren Preis herauskitzeln und er meine Kalkulation wissen will, dass er für uns BÜRORING Mitglieder schon das Maximale herausge- holt hat. Aber das ist ja auch der Punkt, dass uns die Verantwortlichen beim BÜRORING zuhören und best- möglich unterstützen. Dabei investieren sie viel Arbeit und Zeit, um den BÜRORING auf den neuesten Stand zu bringen und wirksam Weichen für die Zukunft zu stellen. Umbau und Erweiterung des Sortiments wa- ren schon längst überfällig! Darüber hinaus hat die Corona-Situation die Digitalisierung forciert und im Handel die Spreu vom Weizen getrennt. Da kommt auch ein Thema wie KI zur richtigen Zeit. Der Vortrag vom KI-Erklärer war sensationell. Darüber hinaus arbeiten wir in meinem Unternehmen mit Microsoft 365, ohne aber bisher alle Funktionen zu nutzen. Bei aller Technologie-Zugewandtheit und digitalen Kommunikation ist mir der echte Face-to-Face-Kon- takt besonders wichtig. Der Informations- und Erfah- rungsaustausch ist bei solchen Treffen unschlagbar! Es geht eben nichts über Networking.“ B Ü R O R I N G N E W S | 1 5
„Neuigkeiten sind für uns immer relevant“ (Rüdiger Vonrhein, Inhaber Bürobedarf Langhammer e.K., Freigericht bei Hanau) „Die Teilnahme am Strategietag hat sich wieder ge- lohnt, und die Veranstaltung war sogar noch einen Tick besser als die vorherige. Für mich sind Branchen- und BÜRORING Neuigkeiten immer relevant. Denn Händler und Endkunden leben auch von Neuigkeiten, um sicherzugehen, wer sie richtig versorgt! Insofern waren vor allem die neuen PBS-Informationen inter- essant, wichtig und positiv. So ist zum Beispiel das an- gekündigte Abschaffen bzw. Vereinheitlichen der Min- dermengenzuschläge eine gute Nachricht. Aber auch der Vortrag zum Thema KI war spitze – und gleicher- maßen informativ wie unterhaltsam! Ich habe gleich die Unterlagen beim KI-Erklärer angefordert (siehe Hinweis auf Seite 20). Dabei nutze ich bereits ChatGPT für die Geschäftstä- tigkeit, etwa für das Anfertigen von Kundenanschrei- ben. Das ist eine faszinierende und effektive Sache! Toll ist es auch, wenn man sein Mitspracherecht als Mitglied unter anderem im Rahmen dieser Tagung ausüben kann. Außerdem mag ich die Geselligkeit und das Knüpfen neuer Kontakte. So war die Wiedersehensfreude mit den Kollegen der Marketinggruppe Office52 und anderen vertrauten Gesichtern groß. Abends bin ich zufällig an der Bar ins Gespräch mit dem neuen Vorstand Björn Unfug ge- kommen, den ich vorher nicht kannte. Wir haben ge- meinsame private Verbindungen entdeckt und haben uns sehr gut verstanden. Man sieht, die Büroring-Fa- milie wächst immer mehr und mehr zusammen. Nun freue ich mich auf das PBS Forum im Juni, den ganzen Rahmen, die Lieferanten, Produkte und Lösungen, das gemütliche Miteinander – und damit auch auf die neuesten Informationen!“ „Starke Energie, Motivation und Transparenz“ (Julia Schmitt, kaufmännische Leitung, papierschmitt GmbH in Salz bei Schweinfurt) „Es war meine erste Teilnahme an der jungen Stra- tegietag-Reihe und ich habe erst mal alles auf mich zukommen lassen. Die Veranstaltung hat mich be- geistert - mit all der starken Energie, Motivation und Transparenz, die der neuen BÜRORING übermittelt. Diese Eindrücke und Dynamik nehme ich mit und tra- ge sie mit unserem Team ins Tagesgeschäft zu unse- ren Kunden. Die neuen BÜRORING Anreize, wie zum Beispiel die überarbeitete Sortimentspolitik, die vergünstigten Lieferkosten sowie die zwei Prozent Rückvergütung beflügeln uns zusätzlich, mehr Bestellungen und Umsätze zu generieren. Das ist es auch, was wir uns vom neuen BÜRORING erhoffen: Eine höhere Wett- bewerbsfähigkeit mit vergünstigten Preisen und ein erweitertes Sortiment, sodass alle Seiten an steigen- den Umsätzen partizipieren und zufrieden sind. Auch vor diesem Hintergrund hat der 2. Strategietag richtig Spaß gemacht. Neben dem hohen Informationsgehalt der Veranstal- tung sind auch der Austausch mit den Kollegen und die Gespräche mit den BÜRORING Managern wichtig. Noch zu später Stunde habe ich mit Herrn Unfug und Herrn Lenz Gespräche geführt, welche sehr interes- sant und vielversprechend waren. Es hat mich beson- ders gefreut, dass Herr Lenz wenige Tage später noch mal telefonisch nachgefasst und Feedback zu unse- rem Gespräch gegeben hat! Der neue BÜRORING strahlt viel Zuversicht für die Zu- kunft aus. Nun steht bei uns schon das kommende PBS Forum oben auf der Agenda.“ 1 6 | B Ü R O R I N G N E W S
„Jetzt bin ich gespannt auf das PBS Forum 2025“ (Steffen Weisheit, geschäftsführender Gesellschafter Weisheit GmbH – IT- und Bürosysteme in Schmalkalden/Thüringen) „Der zweite Strategietag war erwartungsgemäß aus- sagekräftiger als das erste Treffen im Herbst. Vor- standschef Frank Eismann konnte den Mitgliedern erste Erfolge präsentieren und konkrete Aussagen zu laufenden und geplanten Aktivitäten treffen. Da ging öfters mal ein positives Raunen durch die Reihen. Das Tagesprogramm dürfte für jeden Teilnehmer interessant gewesen sein, auch wenn uns nicht alle Themen tangieren. Wir haben vor mehreren Jahren nach dem Adveo- Niedergang den Bereich Bürobedarf aufgegeben. Durch unsere langjährige winwin Office Network Mit- gliedschaft sind wir über die Verbundkooperation im Jahr 2024 auch BÜRORING Mitglied geworden. Da wir gerne die BÜRORING Logistik nutzen, aber auch noch Mitglied bei einem weiteren IT-Verbund aus Ostwest- falen sind, denken wir gerade über eine Konzentra- tion unserer Aktivitäten nach. Deshalb ist auch das Thema Technikgruppe Deutschland eminent wichtig! Insofern war es gleichzeitig ein zielführender Erfah- rungsaustausch mit den LKS-Verantwortlichen Adam Wolf und Dirk Huisinga sowie mit Ditcon-Geschäfts- führer Christoph Hinseln und Nexcom-Geschäfts- führer Markus Schewe, die ich allesamt schon lange kenne und mit denen wir bereits gemeinsam erfolg- reiche Projekte realisiert haben. Auch mit BÜRORING Verantwortlichen wie Julian Lenz habe ich mich intensiv unterhalten. Obwohl er noch vor kurzem zum Jahresgespräch in unserem Betrieb war, konnte ich neue Informationen erhalten und Im- pulse mitnehmen. Insgesamt ist es sehr erfreulich, dass es mit dem neuen BÜRORING vorwärts geht und die positive Stimmung alle Mitglieder auch weiterhin zu geschäft- lichen Erfolgen trägt. Jetzt bin ich gespannt auf das PBS Forum 2025.“ B Ü R O R I N G N E W S | 1 7
Spürbare Effizienzsteigerung Christoph Hinseln und Markus Schewe, Geschäftsführer der Nexcom IT- Services, erläutern die Systemumstellung auf die KI-begleitete Microsoft 365 Plattform Der Softwarespezialist Microsoft ist nur wenige Mo- nate älter als der BÜRORING und feiert Anfang Ap- ril sein 50-jähriges Bestehen. Das US-Unternehmen schreibt mit seiner Produktivitäts-Plattform Micro- soft 365 eine Erfolgsgeschichte, die nun auch der BÜRORING für sich nutzen wird. Die in Microsoft 365 enthaltenen KI-Komponente Copilot, die auf den KI-Dienst ChatGPT der Microsoft-Beteiligung OpenAI aufsetzt, ist eine künstliche Intelligenz, die den Nutzern in sämtlichen Apps von Microsoft 365 zur Seite steht. vereinheitlichen wie auch personalisierte Struktu- ren vorantreiben. Dies schafft schnelle, effiziente Arbeitsprozesse, so Hinseln: „Wir wollen den inter- nen Kunden – die Mitarbeitenden des Unterneh- mens – agiler machen, smarteres Arbeiten ermögli- chen, das ganze Unternehmenswissen schneller für alle begreifbar und verfügbar bereithalten und es zentral bündeln.“ Das begünstige sowohl die klare Kommunikation untereinander als auch USP (Uni- que Selling Proposition)-Aspekte, wie beispielswei- se den unmittelbaren Preisvergleich, so Hinseln. Die Vorteile für die Organisationsprozesse der Haaner Verbundgruppe präsentierte der Microsoft Solution Partner Nexcom auf dem 2. Strategietag in Hofheim. Die beiden Nexcom Geschäftsführer Christoph Hin- seln und Markus Schewe erläuterten, wie eine ziel- gerichtete Strategie und die integrale 365-Plattform Detaillierte Umorganisation Diesen Ansatz vertiefte Markus Schewe mit der Darstellung der digitalen Umorganisation beim BÜ- RORING. Dabei betonte Schewe, dass man in enger Abstimmung mit IT-Bereichsleiter und Projektkoor- dinator Kai Ricken, Finanzvorstand Kai-Uwe Heuer und dem Vorstandsvorsitzenden Frank Eismann be- 1 8 | B Ü R O R I N G N E W S
Der neue digitale BÜRORING steht „Wir haben beim BÜRORING in- nerhalb kurzer Zeit schon den digitalen Arbeitsplatz der Zu- kunft mit seinen Grundfunktio- nen eingerichtet und werden in enger Abstimmung mit den internen Projektverantwortli- chen weitere Features einfüh- ren“, zieht Schewe eine erste Zwischenbilanz. Dies käme dann mittelfristig auch den Kunden zugute, die laufend Informationen zu Produkten, Lieferungen oder Rechnungen benötigten. Hierbei könnte bei- spielsweise auch das durch KI ausgewertete, breite Produkt- und Fachwissen aus dem mehr als 1.000-seitigen Jahreskatalog genutzt werden, so Schewe. In diesem Kontext verweist Christoph Hinseln auf die „Mehrwerte wie den Zugriff auf individuelle Marketingmaterialien“. Diese zielten aber genau- so auf den Vertrieb oder den Shop, „um auch dort schneller und effizienter zu werden“. Am Schluss ih- res Vortrages konstatierten die beiden Nexcom-Ge- schäftsführer: „Die Plattform vereint die Prozesse im neuen digitalen BÜRORING und wird schrittwei- se eine spürbare Effizienzsteigerung generieren!“ i „Wegbegleiter der Digitalisierung“ Der Microsoft 365-Spezialist Nexcom Die Nexcom GmbH aus Bonn, eine Beteiligung der GFC-Gruppe in Köln, sieht sich als „Wegbeglei- ter in der Digitalisierung“ mit 25 Jahren Erfahrung. Das Unternehmen ist als Microsoft Solution Partner auf Bera- tung, Planung, Customizing, Entwick- lung, Design, Einführung, Schulung und Support rund um die Plattform Microsoft 365 speziali- siert. Damit bietet sie einen Rundum-Service, der auch Microsoft-Tools wie Copilot, Sharepo- int, Power-BI und Power Apps umfasst. Darüber hinaus zielt das Lösungsportfolio auf die Anwen- dungsbereiche Teamarbeit, Internet, Intranet, Geschäftsprozesse, Workflows, Dokumente, Or- ganisation und Kommunikation. B Ü R O R I N G N E W S | 1 9 reits in den ersten vier Wochen vieles auf die Beine gestellt habe. So werden diverse Programme und Managementsysteme wie etwa im Bereich CRM, Datenvisualisierung oder Qualitätsmanagement in der Plattform zusammengeführt. „Wir haben rund zehn Applikationen identifiziert, die wir ablösen wollen.“, sagt Schewe. Zudem sei der Aufwand in Sachen Rechnungseingang bis dato inhaltsreich und sehr groß gewesen. Nun sorge man für einen deutlich besseren und schnelleren Workflow, bei dem die Rechnungen per KI automatisch verschlag- wortet und dann Richtung ERP-Software weiterge- geben werden, so Schewe. Transparente Oberfläche und Kollaboration Zu den ersten Maßnahmen zählt laut Schewe die moderne und nutzerfreundliche Gestaltung von Share-Point, der als zentraler Einstiegsspunkt in die neue 365-Umgebung dient. Konkret führt Schewe aus, dass „ein visuelles Dashboard den Zugriff auf zentrale Funktionen bietet und Mitarbeitende dort sofort wichtige und aktuelle Nachrichten finden.“ Neben den zentralisierten Daten sind auch die Fach- bereiche mit eigenen Informationen repräsentiert, darunter der Vorstand oder die Abteilungen Marke- ting, Vertrieb, Einkauf und Logistik. Dabei wird die Zuordnung laut Schewe für die einzelnen Mitarbei- tenden individuell konfiguriert: „Wir richten eigene Seiten für jeden Mitarbeitenden ein, wo dieser aus dem gesamten System Informationen zusammen- geführt bekommt und seine E-Mails lesen oder be- stimmte Aufgaben abwickeln kann.“ Über Sharepoint soll dann in Zukunft die interne Zusammenarbeit wie die Kommunikation, Projekt- verwaltung, Aufgabenkoordination oder das Do- kumentenmanagement laufen. So können auch Rechnungen schneller freigegeben oder Aufträge abgearbeitet werden.
„Das ist schon beeindruckend!“ Warum „KI-Erklärer“ Jan Peter Ditgen seinen Zuhörern die Beschäftigung mit KI ans Herz legt „Der KI-Erklärer“ Jan Peter Ditgen (siehe auch Info- Kasten) vermittelt beim 2. BÜRORING Strategietag den Zuhörerinnen und Zuhörern Technologie und Nutzen der „Künstlichen Intelligenz“. Ditgen nimmt dem Publikum bewusst die Berührungsängste vor KI und steigt in seinem Vortrag schnell bei den men- talen Verdrängungsmechanismen ein. „Das ist doch nicht mein Job!“, zitiert der Speaker den üblichen O-Ton und überträgt die mitunter sehr deutsche Scheu vor disruptiven Prozessen ironisch auf das BÜRORING Umfeld: „Digitalisierung? Soll der Frank Eismann sich doch drum kümmern...“ Eben nicht! Es geht jede*n von uns an, macht Dit- gen klar. Mit Fakten, überzeugenden Erklärungen und Vergleichen, prominenten Beispielen, witzigen Einspielern, Bildern und Audioaufnahmen fängt er das BÜRORING Publikum ein. Dabei gibt Ditgen einen griffigen Überblick darüber, was KI heute schon kann. So fügt die KI Informationen etwa zur Biographie eines Menschen korrekt lesefreundli- che Angaben zusammen, gibt aber auch – wie bei manch ertappten Prüflingen –nur „halluzinatori- sches“ Pseudowissen vor. Darüber hinaus schlägt die KI jetzt schon so manche Genies im Schachspiel, bei der Mathematik-Olympiade und vom Wissen her alle Doktoranden in ihren Fachgebieten. Außerdem 2 0 | B Ü R O R I N G N E W S geht die KI laut Ditgen dazu über, in atemberauben- der Geschwindigkeit nicht nur ausführliche Antwor- ten oder ganze Texte „auszuspucken“, sondern – mit laufender Selbstkontrolle im Hintergrund – auch noch nach formellen und inhaltlichen Kriterien zu ordnen und zu gestalten. Erstaunliche Ergebnisse Ditgen demonstriert dies anhand seines Paradebei- spiels, dem in der Basisversion kostenlos verfügba- ren, bekanntesten KI-System ChatGPT des US-Her- stellers OpenAI (mit Microsoft Partnerschaft und Beteiligung). Ditgen fordert die BÜRORING Mitarbei- tenden und Mitglieder auf, das KI-Portal locker für KI- generierte Informationsabfragen, Texte, Bilder oder Videos auszuprobieren. Er präsentiert die Ergebnis- se auch anhand von möglichen BÜRORING Werbe- liedern im Rap-Sprechgesang und Schlagermodus. Diese wirken in der Machart nahezu perfekt. Auch die Aussagen der lernfähigen KI-Plattform zu nach- gefragten BÜRORING Vorteilen, ihr Tempo und ihre Effizienz sind laut Ditgen „schon beeindruckend“.
„Kein Hexenwerk“ Ditgens eindringlicher Appell lautet, „sich zumindest mit der Materie zu beschäftigen“. KI habe zwar kei- ne emotional-menschliche Seite, damit könne man sich aber auf seine Stärken, sprich: auf sein Kern- geschäft, konzentrieren, betont der KI-Erklärer. Er empfiehlt: „Lernen Sie mit diesen Tools umzugehen, das ist ja kein Hexenwerk. Dann gehen Sie mit KI hoffentlich in eine erfolgreiche Zukunft!“ Denn, so Microsoft-CEO Satya Nadella: „KI wird stärkere Aus- wirkungen auf die Welt haben als die Erfindung der Elektrizität.“ Auch beim BÜRORING wird KI – neben der in die Plattform Microsoft 365 integrierten KI- Anwendung „Copilot“ (siehe Vortragsbericht auf Seite 18) – laut IT-Bereichsleiter Kai Ricken „schon länger in unserer Softwareentwicklung verwendet“. i Zur Person Jan Peter Ditgen Jan Peter Ditgen ist ein begnadeter Redner und Business-Kabarettist, der sein Publikum mit spannenden, verständlichen und humor- vollen Vorträgen mitreißt und die analoge Welt genauso gut kennt wie die digitale. Der 57-jährige Diplom-Kaufmann ist „Certified Speaker Professional aus Köln“. Ditgen ist in- zwischen auf Firmenevents und das Thema „Künstliche Intelligenz“ spezialisiert. Er nennt sich „Der KI-Erklärer“. Sie interessieren sich für den brShop24? Senden Sie gerne eine E-Mail an: support@bueroring.de und wir senden Ihnen alle nötigen Informationen zu. Beherrscht vom Chaos? Beherrscht das Chaos. Für mehr Gelassenheit im Büro – Deskside Aktenvernichter von Dahle Wenn das Telefon mal wieder ununterbrochen klingelt, die To-Do-Liste endlos ist und sich die Papierstapel für die Vernichtung auf dem Schreibtisch türmen, nimmt das Chaos mal wieder überhand. Kein Grund zur Verzweiflung, denn auf unsere Deskside Aktenvernichter ist Verlass! Erhältlich in zwei unterschiedlichen Sicherheitsstufen machen sie dem Papierchaos ein Ende. Mehr unter www.novus-dahle.com B Ü R O R I N G N E W S | 2 1
„Der BÜRORING ist viel besser als nachgesagt!“ Das Traditionsunternehmen RBI Rittershofer kam jüngst zum BÜRORING „wie die Jungfrau zum Kinde“ – und schätzt bei den Haanern die zahlreichen Vorteile bei wichtigen Details Zum vergangenen Jahreswechsel hat RBI Rittersho- fer im badischen Rheinstetten den Kundenstamm und Onlineshop des langjährigen BÜRORING Mit- glieds Fröscher Büromarkt aus dem benachbarten Karlsruhe übernommen. Während Norman Frö- scher in den Ruhestand ging, gehört sein Bruder Herbert Fröscher als Möbelexperte nun dem RBI- Team von rund zwanzig Mitarbeitern an. Anderer Verbund passte nicht mehr „Das ist alles recht kurzfristig gelaufen und hat na- türlich erst mal Kapazitäten gebunden“, berichtet RBI-Geschäftsführer Uli Rittershofer. „Wir sind aber sehr zufrieden mit diesem Schritt und mit der Neu- Mitgliedschaft im BÜRORING.“ Man habe sich spon- tan und kurzentschlossen zu dem Büroring Beitritt entschlossen, nachdem die Gebrüder Fröscher die Haaner Verbundgruppe sehr empfohlen hätten, so Rittershofer: „Ursprünglich waren wir Mitglied bei büro actuell, die dann bekanntermaßen in Soenne- cken aufgegangen sind.“ Aus der Overather Genossenschaft sei sein Unter- 2 2 | B Ü R O R I N G N E W S nehmen aber vor zwei Jah- ren ausgetreten, weil es inhaltlich und produkttech- nisch nicht mehr gepasst habe, berichtet der 58-Jäh- rige. Aber auch dem BÜRO- RING wurde schon einiges Negative in der zwischen- zeitlichen Krise nachgesagt. Entsprechend zeigt sich Uli Rittershofer positiv von der Haaner Verbundgruppe überrascht: „Ich habe ins- gesamt einen sehr guten Eindruck vom BÜRORING. Im Vergleich ist er in den Details viel besser!“ Rundum gelungener Strategietag Als aktuelles Beispiel nennt Rittershofer seine Teil- nahme am 2. Strategietag in Hofheim: „Es war die erste BÜRORING Veranstaltung für mich. Die Ver- antwortlichen haben einen tollen Auftritt hingelegt; die Vorträge und Ausführungen waren interessant
kritisch erörterten Artikelrückständen des Zentralla- gers beim Start seiner Unternehmensmitgliedschaft betroffen gewesen. Der Fachhändler ist aber nicht nachtragend: „Die BÜRORING Zentrale scheint das nun im Griff zu haben. Da sind wir genau zu unserer Verbundpremiere in einen unglücklichen Sog gera- ten.“ Passendes Produktportfolio und eigenes Highlight Ansonsten fühlt sich der Unternehmer auch von dem Produktportfolio und laufenden massiven Sortimentsausbau gut aufgehoben beim BÜRO- RING. Zusätzlich kommt ihm die Technikaffinität und IT-Herkunft von Frank Eismann sehr gelegen: „Wir haben einen Schwerpunkt auf IT, Medien- und Konferenztechnik.“ Schließlich lautet der Slogan des Fachhändlers „RBI - the best for your office, confe- rence & IT“ oder knackig kurz auf deutsch: „Büro – Konferenz – IT“. Auf der Internetseite sind viele renommierte Herstellerpartner aus dem Bürotech- nik- und ITK-Bereich aufgeführt (sie- he Info-Kasten zum Unternehmen). me im Südwesten entwickelt, der für die Arbeitsplatz – und Konferenzaus- stattung das ganze Serviceportfolio „aus einer Hand“ anbietet. Mit dem eigens entwi- ckelten Displaywagen mit aus – und einfahrbarem Display für Videokonferencing ist das Unterneh- men bundesweit aktiv in der Vermarktung. Ge- sucht werden hierzu auch noch Partner im Büro- einrichtungs- und Interior-Umfeld. Das RBI-Geschäftshaus führt im Erdgeschoss ei- nen Büroabholmarkt mit über 10.000 Büro- und Geschenkartikeln sowie einen Homeoffice-Be- reich im 1. Obergeschoss und einen Ausstellungs- bereich für Büromöbel, IT und Konferenzeinrich- tungen. B Ü R O R I N G N E W S | 2 3 und informativ. Das Miteinander und das gemüt- liche Beisammensein am späten Nachmittag und Abend haben mir ebenfalls gut gefallen. Das habe ich so vorher so noch nicht erlebt! Das war ein rund- um gelungenes Event.“ Rittershofer findet auch den Umgang mit modernen Themen wie KI und Microsoft 365 – sein Unterneh- men ist selbst Microsoft- und HP-Partner – für die PBS-Branche fortschrittlich. Dabei sei sein Unter- nehmensstart auch von den am Strategietag selbst- i Erfolgreiche Integration mehrerer Welten Die RBI Rittershofer GmbH wurde im Jahr 1972 ge- gründet. Den Fachhandelsbetrieb führte der vor- malige Vertriebler beim Branchenunternehmen Olympia Wolfgang Rittershofer zusammen mit Ehefrau Ursula zunächst als Schreibmaschinenge- schäft. Mitte der 1980er-Jahren stieg ihr Sohn Uli Rittershofer, als Elektroniker, in das Unternehmen ein. Er erinnert sich noch gut an den Verkauf von neu am Markt auftretenden Computern der Mar- ken Amstrad und Schneider PC‘s die damals mit dem populären Commodore 64 konkurrierten. Seit 2021 arbeitet mit Sina und Denis Rittershofer die dritte Familiengeneration aktiv bei RBI. Das Unternehmen hat es geschafft, Tradition und Moderne, analoge und digitale Produktwelten sowie klassische Werte mit heutiger Coolness er- folgreich unter einem Dach zu vereinen. RBI hebt dabei dies hervor: Neben der langjährigen Erfah- rung und Fachkompetenz das große herstellerun- abhängige Produkt- und Lösungsspektrum, Be- ratung, Planung und Ausführung von Projekten beim Kunden vor Ort als auch im eigenen Show- room, durchgehende Öffnungszeiten und genug Parkplätze vor der Tür. „Hochwertige Produkte und beste Leistungen sorgen für zufriedene Kun- den“, ist die Devise im Hause RBI. Das Bürohandelshaus hat sich zu einem Hotspot für innovative Bürolösungen und moderne Syste-
RBI sucht übrigens noch bundesweit Exklusiv-Ver- triebspartner für eine Eigenentwicklung, „unserem einzigartigen und vielseitigen Displaywagen“. Der Displaywagenmit „Qualität Made in Germany“ bie- tet unter der Marke „Move Elements“ ein elektrisch versenkbares Display und viele funktionale Details. „Verwandeln Sie Ihren Besprechungsraum in we- nigen Sekunden in ein Multimediacenter“, heißt es mit Blick auf die Anwendungsbereiche Präsentation, Schulung und Videokonferenz. Vorteilhafter BÜRORING Webshop Darüber hinaus freut sich Uli Rittershofer über den BÜRORING Onlineshop brShop24, den er von der Firma Fröscher übernommen hat und der nun um die originären RBI-Kundenaktivitäten erweitert wird. „Oberfläche, Funktionalität und Design sind sehr ansprechend. Darüber hinaus ist es für uns als Fachhandelsunternehmen wichtig, das wir hier den Content um Hersteller und Produkte ergänzen können, die nicht beim BÜRORING gelistet sind“, sagt Rittershofer mit Hinweis auf den engen Büro- möbel-Partner Interstuhl. Das sei ihm von manch anderem Branchen-Onlineshop nicht bekannt, so Rittershofer. Das erste Zwischenfazit des neuen BÜRORING Mit- glieds ist vor diesem Hintergrund positiv: „Wir sind sehr glücklich mit unserer Entscheidung, und der BÜRORING ist wirklich auf dem richtigen Weg!“ Nun freut sich Rittershofer auch auf seine Teilnahme- Premiere beim PBS Forum 2025 im Juni in Lever- kusen. 26./27. Juni 2025 BayArena Leverkusen PBS Forum lockt mit Siegermentalität Ende Juni findet das BÜRORING PBS Forum 2025 in der BayArena Leverkusen statt – mit vielen wertvollen Inspirationen, Informationen und Innovationen. 2 4 | B Ü R O R I N G N E W S